Sonderurlaub bei Todesfall: Alles, was Sie noch nicht wussten, aber wissen sollten!

Mit dem Thema Sonderurlaub müssen sich Arbeitnehmende, im Gegensatz zum Jahresurlaub, eher wenig beschäftigen. Wenn es aber dazu kommt, ist es wichtig, die Regelungen zum Sonderurlaub zu kennen. So stellen sich zum Beispiel schnell die Fragen, wie viel Sonderurlaub gesetzlich gewährt wird oder auch die Frage: „Wie viele Tage Sonderurlaub bekomme ich im Todesfall?“ All das erklären wir im Folgenden Schritt für Schritt.

Was ist Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist eine Form des Urlaubes, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in bestimmten Ausnahmesituationen aus persönlichen Gründen gewährt wird. Er zählt nicht zum gesetzlichen Urlaubsanspruch, weshalb man ihn eher als eine Geste der Arbeitgebenden sehen kann. Laut § 616 BGB haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub, wenn:

• der Grund in der Person des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin liegt, 
• die Dauer der Freistellung verhältnismäßig kurz ist und
• die Situation nicht auf eigenes Verschulden zurückzuführen ist.

Sonderurlaub kann auch wegen eines Gerichtstermins gewährt werden, wenn man als Partei oder Zeuge geladen ist. Wie viel Sonderurlaub gewährt wird, richtet sich danach, ob sich das Gericht in der Nähe befindet oder Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine längere Reise in Kauf nehmen müssen.

Unbezahlter Sonderurlaub kann gewährt werden, wenn sich zum Beispiel die Erkrankung des Kindes über einen längeren Zeitraum erstreckt, man mit schlechten Verkehrsverhältnissen auf dem Weg zur Arbeit zu kämpfen hat oder gar keine Möglichkeit besitzt, zur Arbeit zu kommen. Auch die Teilnahme an Abschluss- oder Familienfeiern kann ein Grund für unbezahlten Sonderurlaub sein.

Welcher Sonderurlaub ist gesetzlich?

Wann bekommt man Sonderurlaub? Diese Fragen stellen sich viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in bestimmten, persönlichen Situationen.

Das Thema Sonderurlaub ist in § 616 BGB geregelt. Dort heißt es:

„Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Er muss sich jedoch den Betrag anrechnen lassen, welcher ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer auf Grund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt”.

Gründe für Sonderurlaub

Es gibt einige Gründe für Sonderurlaub, die sich auch relativ eindeutig voneinander unterscheiden. Typische Beispiele für bezahlten Sonderurlaub nach § 616 BGB können wie folgt aufgelistet werden:

• Beerdigung/Todesfall
• Heirat
• Geburt eines Kindes
• Gerichtstermin
• Erkrankung von Angehörigen
• Erfüllung staatsbürgerlicher Pflichten (Richter:in, Schöffe:in, Katastrophenschutz)
• Umzug (falls berufsbedingt nötig)

Sonderurlaub im Sterbefall

Gibt es bei einem Sterbefall Sonderurlaub? Nach einem Sterbefall kann es für die Angehörigen sehr schwierig sein, den gewohnten Alltag fortzusetzen. Zudem gibt es wichtige Angelegenheiten und Formalitäten wie die Beerdigung, Erbschaftsfragen und die Wohnungsauflösung. Deshalb gibt es gesetzlichen Sonderurlaub im Sterbefall oder auch Sonderurlaub bei Beerdigung. Die Länge des Sonderurlaubs hängt davon ab, wie der Verwandtschaftsgrad zur verstorbenen Person war und auch die Länge der Betriebszugehörigkeit und Kulanz der Arbeitgebenden spielen eine Rolle.

Für den Sonderurlaub bei einem Sterbefall gelten meist folgende Richtwerte:

• 3 Tage bei Tod des Ehepartners oder der Ehepartnerin /des Lebensgefährten oder der Lebensgefährtin
• 1-2 Tage beim Tod naher Angehöriger wie Eltern, Kinder, Geschwister sowie Stiefkinder oder Pflegekinder
• Kein Anspruch auf Sonderurlaub bei Tod der Großeltern oder Schwiegereltern

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Sonderurlaub bei Hochzeit

Für den Sonderurlaub bei Heirat gibt es keine explizite gesetzliche Vorschrift. Hier kann sich jedoch auch auf § 616 BGB bezogen werden, da es sich um ein außergewöhnliches familiäres Ereignis handelt und eine bezahlte Freistellung von der Arbeit erwartet werden kann. Der Sonderurlaub umfasst bei der Hochzeit meist einen vollen Tag, es kann jedoch auch vorkommen, dass Unternehmens – und Betriebsvereinbarungen einen längeren Zeitraum vorsehen.

Sonderurlaub bei Geburt

Mit dem Sonderurlaub bei der Geburt des eigenen Kindes verhält es sich ähnlich wie bei der Hochzeit. Die Geburt des eigenen Kindes kann demnach auch als außergewöhnliches familiäres Ereignis gesehen werden, welches ein Fernbleiben der Arbeit nach § 616 BGB rechtfertigt. Grundsätzlich kann ein Sonderurlaub von ein bis zwei Tagen in Anspruch genommen werden. Es besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub, wenn am Tag der Geburt nicht gearbeitet werden würde. Arbeitet ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin zum Beispiel von Montag bis Freitag, erhalten diese keinen Sonderurlaub, wenn das Kind am Wochenende zur Welt kommt. 

Weitere Gründe für Sonderurlaub

Neben den oben genannten Punkten gibt es noch einige andere Gründe für Sonderurlaub. Da diese Gründe aber meist nicht unter den gesetzlichen Anspruch des Sonderurlaubs fallen,  muss vorher mit den Arbeitgebenden geklärt werden, inwieweit es betriebliche Ausnahmen gibt und wie kulant die Arbeitgebenden bei den Regelungen des Sonderurlaubs sind. Außerdem besteht die Möglichkeit des unbezahlten Sonderurlaubs. Folgende Ereignisse können unter diese Gründe fallen:

• Sonderurlaub wegen Umzug
• Sonderurlaub bei Kur des Ehemanns, der Ehefrau
• Sonderurlaub bei Tod des Schwiegervaters, der Schwiegermutter
• Erkrankung des Kindes über einen längeren Zeitraum
• Widrige Verkehrsverhältnisse
• Familienfeier
• Unerwartete Notsituation (z.B. Überschwemmung durch Wasserrohrbruch o.ä.)
• Ausübung bestimmter Ehrenämter (z.B. THW, Freiwillige Feuerwehr, DRK, Betriebsrat)

Wie stelle ich einen Antrag auf Sonderurlaub?

Der Ablauf beim Antrag auf bezahlten Sonderurlaub und beim Antrag auf unbezahlten Sonderurlaub ist nahezu identisch. Um Sonderurlaub bei Arbeitgebenden einzureichen, sollte ein Schreiben verfasst werden, in dem mitgeteilt wird, aus welchem genau benannten Grund Ihnen Sonderurlaub gewährt werden sollte. 

Dieses Schreiben sollte folgende Punkte enthalten:

• Ihren Namen und die private Adresse, gegebenenfalls mit Angabe der Abteilung und Personalnummer
• Namen und Adresse des Arbeitgebenden sowie zuständige Abteilung
• Eine Schilderung der Situation, auf die der Sonderurlaub zurückzuführen ist
• Eine Erklärung, weshalb Sie genau an diesem Tag nicht zur Arbeit kommen können
• Die Bitte, Ihnen nach § 616 BGB Sonderurlaub aus persönlichen Gründen zu gewähren
• Grußformel
• Ihre Unterschrift

Kleiner Tipp: Im Internet gibt es dazu viele gute Musterschreiben.

Wird ein Sonderurlaub von meinem Urlaub abgezogen?

Sonderurlaub kann nicht mit gesetzlichen Urlaubstagen verglichen werden. Sonderurlaub muss zwar wie gesetzlich geregelter Urlaub vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin genehmigt werden, er darf allerdings nicht von den gesetzlichen oder vertraglich festgesetzten Urlaubstagen abgezogen werden. Um sicherzugehen, sollten  Sie  sich bei ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin erkundigen.

Kann der Sonderurlaub auch später genommen bzw. nachgeholt werden?

Die Antwort lautet kurz und knapp: Nein. Arbeitnehmende können Sonderurlaub immer nur während des andauernden Ereignisses nehmen, das sie an der Ausübung ihrer Arbeit hindert. Fällt das Ereignis (z.B. ein Todesfall) oder ein Termin auf einen Tag, an dem Arbeitnehmende sowieso frei haben, z. B. einen Samstag oder einen Feiertag, bekommen sie am nächsten Arbeitstag nicht frei. Der Sonderurlaub kann nicht nachgeholt werden und verfällt dann. Sonderurlaub soll Arbeitnehmende nämlich nur dann freistellen, wenn sie ihre Arbeitsleistung nicht erbringen können, obwohl sie es eigentlich müssten. Die Freistellung gilt nur bis zu dem Zeitpunkt, zu dem der Grund der Arbeitsverhinderung entfällt.

Was kann ich tun, wenn ich keinen Sonderurlaub bekomme, aber der Jahresurlaub schon verbraucht ist?

Bekommen Arbeitnehmende keinen bezahlten Sonderurlaub genehmigt und haben zudem keine Urlaubstage mehr übrig, kommt nur noch eine unbezahlte Freistellung in Betracht. Arbeitnehmende können ihre Arbeitsleistung dann verweigern, wenn vorher geprüft wird, ob die Erbringung der Arbeitsleistung unzumutbar für sie wäre. Auf der anderen Seite bleibt Arbeitnehmenden nichts anderes übrig, als einen ihrer Urlaubstage zu opfern, falls Arbeitgebende nicht zu einer Freistellung verpflichtet sind. Haben Sie keinen Urlaubstag mehr übrig, bleibt nur noch ein Gespräch mit den Vorgesetzten übrig. Können Sie einen guten Grund für das Fernbleiben der Arbeit darlegen, zeigen Ihre Arbeitgebenden vielleicht Verständnis und genehmigen die Freistellung. 

Kompaktwissen – Sonderurlaub

Das Wichtigste zum Thema Sonderurlaub auf einen Blick:

• Sonderurlaub ist eine Form des Urlaubes, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in bestimmten Ausnahmesituationen aus persönlichen Gründen gewährt wird.
• Er zählt nicht zum gesetzlichen Urlaubsanspruch dazu, weshalb man ihn eher als eine Geste der Arbeitgebenden sehen kann.
• Häufige Gründe für Sonderurlaub sind Beerdigung/Todesfall, Heirat oder die Geburt eines Kindes
• Sonderurlaub wird meist auf Antrag genehmigt

Ashkan Saljoughi – Partner, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht

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