Personalakte: Wer darf welche Informationen einsehen?

Was ist eine Personalakte einfach erklärt? 

Was versteht man unter einer Personalakte? Eine Personalakte ist ein Ordner oder elektronisches Verzeichnis, in dem ein Arbeitgeber arbeitsrelevante Unterlagen und Informationen über einen Arbeitnehmer sammelt. Informationen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers betreffen und für das Arbeitsverhältnis nicht relevant sind, dürfen nicht in der Personalakte gespeichert werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte sorgfältig und vertraulich aufzubewahren. Der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, die vollständige Akte einzusehen.  

Was gehört in eine Personalakte und was nicht? 

Was gehört alles in die Personalakte? 

Welche Dokumente beinhaltet eine Personalakte? Was muss alles in der Personalakte sein? Eine Personalakte enthält sämtliche mit den Mitarbeitenden verbundenen Informationen, wie z.B. Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder Arbeitsverträge. Sie kann in Papierform oder digital geführt werden und sollte sicher verschlossen aufbewahrt werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen. Was muss in der Personalakte aufbewahrt werden? Welche Dokumente sind in einer Personalakte besonders wichtig? In der Regel werden folgende Dokumente in einer Personalakte gesammelt: 

1. Inhalt der Personalakte 

Bewerbungsunterlagen und Unterlagen zur Person: 

• Persönliche Daten: Name, Alter, Adresse, etc. 

• Lebenslauf 

• Bewerbungsschreiben, Passfoto, Ergebnisse aus Eignungstests, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch, etc. 

• Zeugnisse 

• Ärztliche Bescheinigungen 

• Polizeiliches Führungszeugnis 

Aufzeichnungen: 

• Krankheitstage und -gründe 

Arbeitsverträge und Erweiterungen: 

• Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen 

Sozialversicherungsunterlagen: 

Qualifikationen und Leistungen: 

• Erworbene Zusatzqualifikationen (z.B. von Fortbildungen) 

Lohn- und Steuerunterlagen: 

• Lohnabrechnungen 

• Steuerunterlagen 

Urlaubsanträge: 

• Urlaubsanträge 

Darlehen oder Lohnpfändungen: 

• Darlehen 

• Lohnpfändungen 

Abmahnungen: 

• Abmahnungen, wenn diese berechtigt sind und der Wahrheit entsprechen 

Gesprächsnotizen: 

• Gesprächsnotizen aus Vorstellungsgesprächen oder anderen wichtigen Gesprächen 

2. Datenschutz und Rechte 

• Datenschutz: Die Personalakte muss sicher verschlossen aufbewahrt werden, da sie vertrauliche Informationen enthält. 

• Einsichtnahme: Der Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Akte ein richtiges Bild des Arbeitnehmers in den arbeitsrechtlich relevanten Beziehungen vermittelt. 

• Recht auf Gegendarstellung: Wenn die Personalakte strittige Dokumente enthält, kann der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung und deren Aufnahme in die Personalakte fordern. 

3. Führung und Aufbewahrung 

• Digitalisierung: Personalakten können auch digital geführt werden, was den Umgang mit den Daten erleichtert und gegebenenfalls sicherer macht. 

• Sicherheit: Die Personalakte sollte vor unbefugtem Zugriff geschützt werden und deshalb nur Personen zugänglich sein, die mit der Personalarbeit betraut sind. 

Was darf nicht in die Personalakte? 

Was gehört nicht in die Personalakte? In eine Personalakte sollten folgende Dokumente nicht aufgenommen werden: 

• Screenshots von Privataccounts: Informationen aus privaten Accounts, wie z.B. Facebook, LinkedIn oder Instagram, haben in der Personalakte nichts zu suchen. 

• Informationen aus dem Privatleben: Daten wie Religionszugehörigkeit, politische Überzeugungen oder sexuelle Vorlieben sind privat und sollten nicht in der Personalakte enthalten sein. 

• Aufzeichnungen von Ärzten: Ärzte, einschließlich des Betriebsarztes, unterliegen der Schweigepflicht. Nur bei ausdrücklicher Erlaubnis oder einem besonderen Anspruch dürfen diese Daten gesammelt werden. 

• Dokumente, die den Mitarbeiter nur beiläufig erwähnen oder enthalten, ohne direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis, gehören nicht in die Personalakte. 

• Sammelbelege: Sammelbelege wie z.B. Gehaltslisten, die mehrere Mitarbeiter betreffen, dürfen grundsätzlich nicht in der Personalakte eines einzelnen Mitarbeiters aufbewahrt werden. 

• Prozessakten: Prozessakten aus einem laufenden Rechtsstreit gehören ebenfalls nicht in die Personalakte. 

• Unterlagen, die ausschließlich die Privatsphäre betreffen: Unterlagen, die ausschließlich die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, sollten nicht in der Personalakte aufgenommen werden 

Diese Informationen sollten nicht in die Personalakte aufgenommen werden, um die Privatsphäre des Mitarbeiters zu schützen und sicherzustellen, dass die Akte nur arbeitsrelevante Informationen enthält. 

Wer darf Zugriff auf Mitarbeiterdaten haben? 

• Arbeitnehmer selbst: Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich Zugriff auf seine eigenen Daten und kann sie einsehen. 

• Arbeitgeber: Der Arbeitgeber hat Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten, um die Verwaltung und den Umgang mit den Daten zu organisieren. 

• Personalabteilung: Nur zuständige Mitarbeitende der Personalabteilung haben Zugriff auf Personaldaten, um bestimmte Aufgaben wie die Entgeltabrechnung oder die Beratung von Mitarbeitenden auszuführen. 

• Vorgesetzte und Geschäftsführung: Vorgesetzte und Geschäftsführung haben Zugriff auf Personaldaten, wenn sie sie für Entscheidungen oder im Rahmen ihrer Führungsarbeit benötigen, wie z.B. für die Vorbereitung und Durchführung eines Personalgesprächs oder für die Planung von Neueinstellungen. 

• Betriebsrat: Der Betriebsrat hat Zugriff auf Personaldaten, wenn er sie für bestimmte Aufgaben benötigt, wie z.B. für die Entscheidung über Abmahnungen oder Kündigungen. In bestimmten Fällen ist zudem erst eine Einwilligung der Beschäftigten erforderlich. 

Wer darf alles in die Personalakte einsehen? 

Wer darf in Personalakte schauen? Kann ich meine Personalakte als Arbeitnehmer einsehen? Ja. Arbeitnehmer haben das Recht, ohne Angabe von Gründen, Einsichtnahme in ihre Personalakte zu verlangen. 

• Arbeitnehmer selbst: Der Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. 

• Arbeitgeber: Der Arbeitgeber hat Zugriff auf die Personalakte, um die Verwaltung und den Umgang mit den Daten zu organisieren. 

• Personalabteilung: Nur zuständige Mitarbeitende der Personalabteilung haben Zugriff auf die Personalakte, um bestimmte Aufgaben wie die Entgeltabrechnung oder die Beratung von Mitarbeitenden auszuführen. 

• Vorgesetzte und Geschäftsführung: Vorgesetzte und Geschäftsführung haben Zugriff auf die Personalakte, wenn sie sie für Entscheidungen oder im Rahmen ihrer Führungsarbeit benötigen, wie z.B. für die Vorbereitung und Durchführung eines Personalgesprächs oder für die Planung von Neueinstellungen. 

• Betriebsrat: Der Betriebsrat hat Zugriff auf die Personalakte, wenn er sie für bestimmte Aufgaben benötigt, wie z.B. für die Entscheidung über Abmahnungen oder Kündigungen. In bestimmten Fällen ist zudem erst eine Einwilligung der Beschäftigten erforderlich. 

Datenschutzregeln 

• Datenschutzgrundsätze: Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Personalakte sollte nach den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 DSGVO) erfolgen, wie z.B. Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. 

• Rollen- und Rechtemanagement: Das Rollen- und Rechtemanagement im HR-Bereich sollte so konfiguriert werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte personenbezogene Daten haben. Dies kann durch die Zuweisung von Rollen und Profilen erreicht werden. 

Darf der Betriebsrat meine persönlichen Daten einsehen? 

Nein, der Betriebsrat hat grundsätzlich keinen direkten Zugriff auf persönliche Daten eines Mitarbeiters. Der Betriebsrat hat jedoch das Recht, Einsicht in Personaldaten zu nehmen, wenn er sie für bestimmte Aufgaben benötigt, wie z.B. für die Entscheidung über Abmahnungen oder Kündigungen. In bestimmten Fällen ist zudem erst eine Einwilligung der Beschäftigten erforderlich. 

Welche Daten sind in einer Personalakte besonders geschützt 

In einer Personalakte sind folgende Daten besonders geschützt: 

• Gesundheitsdaten: Informationen über den Gesundheitszustand oder die medizinische Behandlung des Mitarbeiters sind besonders sensibel und sollten nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden. 

• Religionszugehörigkeit: Informationen über die religiöse Überzeugung eines Mitarbeiters sind besonders geschützt und sollten nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden. 

• Gewerkschaftszugehörigkeit: Informationen über die Gewerkschaftszugehörigkeit eines Mitarbeiters sind besonders geschützt und sollten nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden. 

• Politische Überzeugung: Informationen, die Rückschlüsse auf die politische Überzeugung eines Mitarbeiters zulassen, sind besonders geschützt und sollten nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden. 

• Rassistische Verfolgung: Informationen, die Hinweise auf rassistische Verfolgung bieten können, sind besonders geschützt und sollten nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden. 

Diese Daten sollten nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden und sollten sorgfältig geschützt werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen.

Wann muss die Personalakte vernichtet werden? 

Die Personalakte muss vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten variiert je nach Art des Inhalts und den relevanten Gesetzen und Vorschriften. Hier sind einige wichtige Fristen: 

• Sozialversicherungsunterlagen: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

• Rentenversicherung: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

• Gehalts- und Lohnbescheinigungen: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

• Arbeitsverträge: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

• Krankmeldungen: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

• Urlaubsanträge: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

• Bewerbungsunterlagen: Diese müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

Es gibt keine allgemeine Frist, nach der die Personalakte vernichtet werden muss. Die Entscheidung, wann die Personalakte vernichtet werden kann, hängt von den spezifischen Umständen und den relevanten Gesetzen und Vorschriften ab. 

Aufbewahrungsfristen Personalakten: Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden? 

Personalakte Aufbewahrungsfrist: Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten variiert je nach Art des Inhalts und den relevanten Gesetzen und Vorschriften. Hier sind einige wichtige Fristen: 

• Arbeitsrecht: Die Frist für arbeitsrechtliche Ansprüche beträgt 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs. 

• Sozialversicherungsrecht: Die Frist für Sozialversicherungsunterlagen beträgt 5 Jahre. 

• Steuerrecht: Die Frist für steuerrechtliche Dokumente  beträgt 6 Jahre. 

• Rentenversicherung: Die Frist für Rentenversicherungsunterlagen beträgt 10 Jahre. 

• Gehaltsabrechnungen: Die Frist für Gehaltsabrechnungen beträgt 5 Jahre. 

Die Personalakte sollte grundsätzlich so lange aufbewahrt werden, wie der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen könnte, wie z.B. das Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen oder die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. 

Wo müssen Personalakten aufbewahrt werden? 

Das Arbeitsrecht schreibt vor, dass Personalakten vertraulich zu behandeln sind und entsprechend akkurat verwahrt werden müssen. Es gibt keine genauen Regelungen, wo Personalakten aufbewahrt werden müssen. Allerdings sollten die Akten an einem sicheren und zugänglichen Ort verwahrt werden. Dies kann sowohl in physischer als auch in elektronischer Form erfolgen. 

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, dass die Personalakte nur von befugtem Personal eingesehen werden kann, um den Datenschutz zu gewährleisten. Außerdem sollte ein Zugriffsprotokoll geführt werden, um nachvollziehen zu können, wer wann Einsicht in die Akte genommen hat. 

In vielen Fällen wird die Aufbewahrung von Personalakten an externe Dienstleister ausgelagert, die spezielle Sicherheitsvorkehrungen haben und dafür sorgen, dass alle relevanten Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.  

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte 

Eine Abmahnung bleibt in der Personalakte so lange aufbewahrt, wie der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen könnte, wie z.B. das Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen oder die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Die allgemeine Frist für solche Ansprüche beträgt 3 Jahre ab dem Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch fällig geworden ist. 

Gibt es ein Recht auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte? 

Ja, es gibt ein Recht auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) können Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte verlangen, wenn sie zu Unrecht ausgesprochen wurden und/oder durch Zeitablauf vollkommen unerheblich geworden sind. 

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung? 

Nach einer Kündigung besteht ein Anspruch auf Einsichtnahme in die Personalakte auch für den ehemaligen Arbeitnehmer. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass das Arbeitnehmerrecht auf Einsicht in die Personalakte auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen bleibt. Die Personalakte muss jedoch sorgfältig aufbewahrt werden, da sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch relevant sein kann, beispielsweise im Falle von etwaigen gerichtlichen Auseinandersetzungen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Inhalte der Personalakte vernichtet werden. 

Kann ich als Arbeitnehmer verlangen, dass meine Daten in der Personalakte gelöscht werden? 

Ja, als Arbeitnehmer können Sie verlangen, dass Ihre Daten in der Personalakte gelöscht werden. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss der Arbeitgeber jegliche Daten löschen, sobald der Zweck der Datenerhebung entfallen ist. Dies gilt auch für Abmahnungen, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gegebenenfalls auch während des Arbeitsverhältnisses nicht mehr relevant sind. 

Wie lange darf ein Unternehmen meine Daten nach erfolgter Kündigung speichern? 

Ein Unternehmen darf nach Kündigung personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange speichern, wie sie zu dem vom Nutzer ursprünglich preisgegebenen Zweck erforderlich sind. Dies bedeutet, dass die Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen sind, wenn sie nicht mehr zur Begründung, Ausgestaltung und Änderung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind. 

Wie können die Chevalier Rechtsanwälte Ihnen weiterhelfen? 

Sie haben weitere Fragen zum Thema Personalakte, Abmahnung, Kündigung oder Abfindung? Die Chevalier Rechtsanwälte und Anwältinnen stehen Ihnen dazu gerne Rede und Antwort. Gerne können Sie auch unser Formular zur kostenfreien Ersteinschätzung nutzen.