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Arbeitszeiterfassung: Alles, was du wissen musst

Arbeitszeiterfassung: Was du wissen musst

Aus Ihrem Arbeitsvertrag ergeben sich Rechte, aber auch Pflichten. Auf der einen Seite haben Sie einen Anspruch gegen Ihre Arbeitgeber:in auf Zahlung der vereinbarten Vergütung. Zum anderen müssen Sie als Arbeitnehmer:in im Gegenzug die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung in der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit erbringen. Damit es dabei auch fair zugeht, kommt der Arbeitszeiterfassung eine große Bedeutung zu. Wir wollen uns im Folgenden einmal diesem teils komplexen Thema widmen.

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Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Aus Ihrem Arbeitsvertrag ergibt sich nicht nur, zu welcher Arbeit Sie im Einzelnen verpflichtet sind. Obendrein wird hier regelmäßig die wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit festgelegt, in deren Umfang Sie zu leisten haben. Damit das Ganze nicht nur fair und nachvollziehbar von statten geht, wird die geleistete Arbeitszeit innerhalb des Systems einer Arbeitszeiterfassung dokumentiert. Hier kontrolliert eine Chef:in, inwiefern die Mitarbeiter auch ihre vertraglich zugesicherte Arbeitszeit ableisten. Streitigkeiten über geleistete Arbeitszeiten sind im Arbeitsrecht jedoch weiterhin Gegenstand vieler juristischer Auseinandersetzungen. Aus diesem Grund wollen wir uns diesem Thema nun einmal genauer widmen.

Warum ist die Zeiterfassung wichtig?

Neben den Verbesserungen im Bereich der Effizienz ist es aber wohl in allererster Linie die Beweisfunktion, die die Arbeitszeiterfassung sehr wichtig macht. Steht nämlich einmal der Vorwurf im Raum, dass zu wenig gearbeitet werde, oder verlangen Arbeitnehmer:innen die Abgeltung von Überstunden, ist sie Beweismittel Nummer Eins. Dank einer minutengenauen Zeiterfassung werden heutzutage unbezahlte Überstunden auf Seiten der Arbeitnehmer:innen effektiv verhindert. Die Folgen können sich sehen lassen. Schließlich können Sie sich die entstandenen Überzeiten nicht nur auszahlen lassen.

Alternativ können Sie diese auch einsetzen, um nach anstrengenden Arbeitswochen die Überstunden „abfeiern“ zu können. Das ist natürlich nicht immer möglich, weshalb Unternehmen in der Regel genaue Vorgaben zum Abbau von Überstunden haben. Zu guter Letzt darf nicht vergessen werden, dass zu viel Arbeit auch krank machen kann. Aus diesem Grund erfüllt die Arbeitszeiterfassung eine gewisse Schutzfunktion, welche die Arbeitgeber:innen zur Einhaltung der gesetzlich erlaubten Arbeitszeit zwingt.

Arbeitszeiterfassung: Die gesetzliche Regelung

Wegweisendes Urteil vom EuGH

Im Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) eine wegweisende Entscheidung zur Arbeitszeiterfassung. Das höchstinstanzliche Gericht der Europäischen Union stellte fest, dass Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Dabei muss ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System zum Einsatz kommen. Allerdings hatte der EuGH keineswegs nur im Sinne, Arbeitgeber:innen vor “faulen” Mitarbeitenden zu schützen. Stattdessen sollten Arbeitnehmer:innen vor Ausbeute bewahrt werden. So lassen sich geleistete Überstunden mit einer nachvollziehbaren Arbeitszeiterfassung viel besser nachweisen.

Arbeitszeiterfassung: Der gesetzliche Rahmen in Deutschland

Natürlich hat das Urteil auch Folgen für das deutsche Recht und damit auch in Deutschland befindliche Arbeitgeber:innen. Zwar gilt derzeit nach dem Arbeitszeitgesetz in unserem Land die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Deren Umfang genügt aber keineswegs den Anforderungen des EuGH-Urteils. Dementsprechend muss es hier unbedingt zu Nachbesserungen kommen. Inwiefern das geschehen sollte, ist unter Expert:innen bereits Konsens.
So soll die Arbeitsleistung jedes Arbeitstags detailliert erfasst werden. Hierzu gehören nicht nur Anfang, sondern auch Ende des Arbeitstages. Dies ist die einfachste Möglichkeit, um die Arbeitsdauer ermitteln zu können. Dafür stehen den Unternehmen mittlerweile viele praktische Tools zur Seite. Hier lassen sich Arbeitszeiten bequem dokumentieren. Alternativ ist aber auch heute noch eine analoge Arbeitszeiterfassung problemlos möglich.

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Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Dass die Dokumentation von Arbeitszeit für beide Parteien von Vorteil ist, haben wir bereits festgestellt.
Aber ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht? Natürlich blieb das oben genannte Urteil des EuGH auch in Deutschland nicht ohne Folgen. So hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 im Gleichklang geurteilt. Hier wurde klargestellt, dass die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist. Das Kuriose an dem Urteil ist, dass das BAG sich in der Begründung nicht nur auf das Arbeitszeitgesetz beruft. Stattdessen betont es die Bedeutung des Arbeitsschutzes, welche im Arbeitsschutzgesetz festgeschrieben wird. Auch dieses thematisiert nämlich die Arbeitszeiterfassung.

So regelt der § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz nach nunmehr erfolgter Auslegung des BAG, dass Arbeitgeber:innen zur Implementierung eines Systems verpflichtet sind, das eine Arbeitszeiterfassung ermöglicht. Damit ist eine Arbeitszeiterfassung auch hierzulande Pflicht. Wie dies schlussendlich seitens der Unternehmen in die Tat umgesetzt wird, ist egal. Das bedeutet, dass eine klassische Stechuhr genauso möglich ist, wie eine Software. Hauptsache ist, dass die Arbeitszeit erfasst wird.

Wann wird Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Da der deutsche Gesetzgeber bislang keine pauschale Pflicht zur generellen Arbeitszeiterfassung ins Arbeitszeitgesetz eingebracht hat, stellt sich natürlich die Frage: Ab wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Unternehmen sollten schnellstmöglich eine Arbeitszeiterfassung einführen, wenn dies nicht schon längst geschehen ist. Schließlich hat in dieser Causa das BAG schneller agiert als der deutsche Gesetzgeber. Angesichts der Tatsache, dass der EuGH bereits 2019 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestätigt hat, dürfte es aber nur eine Frage der Zeit sein, bis auch die Politik mit einer Gesetzesnovelle reagiert. Fest steht, dass BAG bereits jetzt eine Pflicht sieht. Diese stützt das Gericht zwar nicht auf das Arbeitszeitgesetz, dafür aber auf das Arbeitsschutzgesetz.
Zuvor galt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nur in bestimmten Branchen. So etwa im Bereich der geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse und Wirtschaftsbereichen, die erfahrungsgemäß ein hohes Missbrauchsrisiko tragen. Insbesondere das Gaststättengewerbe sowie Transportunternehmen seien hier im Fokus der Behörden. Um im Fall der Fälle Beweise erbringen zu können, muss die Arbeitszeit hier detailliert dokumentiert werden.

Aufgrund welchem Gesetzes ist der Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Wenn man sich über das Thema Arbeitszeiterfassung informiert, stellt sich natürlich schnell die Frage nach der rechtlichen Verpflichtung. Doch welche Gesetze verpflichten Arbeitgeber:innen zur Arbeitszeiterfassung? Ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung ist selbstverständlich das Arbeitszeitgesetz. Doch hier ist noch immer keine pauschale Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit festgeschrieben. Bei der Arbeitszeiterfassung spielt seit seiner entsprechenden Auslegung in 2022 ein anderes Gesetz eine größere Rolle – das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Legt man nämlich den § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG europarechtskonform aus, besteht aus Sicht des BAG ab sofort für alle Arbeitgeber:innen eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Wo sind die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung definiert?

Im Deutschen Recht finden sich zwei Quellen, die zur Definition der Arbeitszeiterfassung dienen. Zum einen sollte man einen Blick in das Arbeitszeitgesetz werfen. Hier findet man die allgemeinen Vorschriften zur Dokumentation der Arbeitszeit. Des Weiteren findet sich im Arbeitsschutzgesetz ein nicht ausdrücklicher, auszulegender Verweis auf die Arbeitszeiterfassung. Zu guter Letzt regelt das Bundesdatenschutzgesetz, inwiefern mit den Daten zu verfahren ist.

Was muss bei der Arbeitszeiterfassung dokumentiert werden?

Bei der Durchführung der Arbeitszeiterfassung sind die Arbeitgeber:innen an keine Durchführungsweise gebunden. So können sie die Dokumentation entweder analog oder digital durchführen. Hierfür hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beispielsweise einen speziellen Vordruck erstellt. Im Gegensatz dazu werden die Inhalte der Arbeitszeiterfassung streng vorgegeben. So müssen drei wichtige Parameter festgehalten werden. Zum einen gehört zur Erfassung der Beginn der Arbeitszeit. Dieser darf nicht pauschal festgeschrieben werden, sondern muss für jeden einzelnen Arbeitstag dokumentiert werden.
Darüber hinaus muss man das Ende der Arbeitszeit dokumentieren. Auch hier gilt wieder, dass jeder Arbeitstag von Belang ist. Als Drittes muss die Arbeitsdauer in der Arbeitszeiterfassung wiederzufinden sein. Schließlich wird in den allerwenigsten Fällen von Beginn bis Ende der Arbeitszeit durchgearbeitet. Es müssen beispielsweise Pausen herausgerechnet werden. Was übrig bleibt, bildet die Arbeitsdauer.

In welcher Branche muss die Arbeitszeit zwangsläufig erfasst und dokumentiert werden?

Im Arbeitszeitgesetz werden bislang lediglich bestimmte Branchen verpflichtet, die Arbeitszeit genauestens zu erfassen. Hierzu gehören beispielsweise der Bereich der geringfügigen Beschäftigungen, aber auch das Gaststätten- sowie das Baugewerbe. Mittlerweile hat aber das Bundesarbeitsgericht dafür gesorgt, dass eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in allen Branchen gilt. Grund hierfür ist die Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes.

Ist Arbeitszeiterfassung Arbeitszeit?

Bei der Arbeitszeiterfassung sind Arbeitgeber:innen in der Regel auf die Mitarbeit ihrer Arbeitnehmer:innen angewiesen. So müssen diese beispielsweise auf Anordnung einen Stundenzettel ausfüllen. Sollte dies der Fall sein, dann zählt die Dauer des Ausfüllens auch als Arbeitszeit. Eine Ausnahme gilt dann, wenn die Arbeitnehmer:innen selbst einen Stundenzettel führen.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Aber wer muss seine Arbeitszeit nicht erfassen? Gibt es mittlerweile überhaupt noch Ausnahmen? Früher war die Arbeitszeiterfassung nur für bestimmte Branchen verpflichtend. So ging aus dem Arbeitszeitgesetz eine Pflicht beispielsweise für das Bau- oder Gaststättengewerbe hervor. Dahinter stand die Angst vor Schwarzarbeit. Mittlerweile kommt bei der Arbeitszeiterfassung aber der Schutz von Arbeitnehmer:innen weit deutlicher zum Tragen. So sieht das Bundesarbeitsgericht in seiner Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes nämlich ebenfalls eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Branchen.

Kann Arbeitgeber Zeiterfassung anordnen?

Die Initiative zur Arbeitszeiterfassung muss von Arbeitgeber oder Arbeitgeberin ausgehen. Sie müssen die Mitarbeiter:innen zur Arbeitszeiterfassung auffordern. Die notwendigen Dokumente oder Softwarelösungen müssen sie dafür ebenfalls bereitstellen.

Was passiert, wenn man keine Stundenzettel hat?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trifft von Gesetzes wegen Ihre Chef:in. Dementsprechend ist es auch seine oder ihre Pflicht, dafür zu sorgen, dass Sie stets einen Stundenzettel haben. Sollte dies nicht der Fall sein, sollten Sie dringend nach einem neuen fragen. Ansonsten kann eine Betriebsprüfung seitens des Zolls erhebliche Folgen für das Unternehmen haben.

Falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgeber – Was tun?

Ihre Arbeitgeber:in hat für einen Mitarbeiter eine falsche Arbeitszeiterfassung durchgeführt? Dann sollten Sie sich schnell juristische Unterstützung holen. Die Chevalier Rechtsanwälte und Anwältinnen unterstützen Sie gerne.

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Was ist zu beachten beim Ausfüllen des Stundenzettels?

Bevor Sie einen Stundenzettel blindlings ausfüllen, sollten Sie darauf achten, dass auch die wichtigsten Punkte draufstehen. Dazu gehört neben Ihrem Namen natürlich auch das Datum. Darüber hinaus müssen hier Beginn und Ende der Arbeitszeit zu finden sein. Für das Eintragen von Pausen muss auch eine Stelle vorliegen. Zu guter Letzt muss hier noch die Dauer der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit eingetragen werden.

Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige?

1. Art des Betriebes:

Noch schreibt das Gesetz keine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Auch, wenn sich dies schon bald ändern könnte, benötigt derzeit noch nicht jedes Unternehmen eine detaillierte Arbeitszeiterfassung.

2. Organisation des Betriebes:

Weiterhin sollte im Bereich der Arbeitszeiterfassung auch auf die Organisation des Unternehmens geachtet werden. Betriebe, die global agieren, sollten unbedingt auf ein einheitliches Vorgehen bei der Arbeitszeiterfassung setzen. Ansonsten kann dies zu Verwirrung führen. Selbiges gilt auch bei der Unternehmensgröße. So sollten Großkonzerne im Gegensatz zu mittelständischen Unternehmen strengere und einheitliche Regeln anwenden.

3. Das jeweilige Arbeitszeitmodell:

In der modernen Arbeitswelt ist der klassische “nine to five job” nicht mehr gang und gäbe. Vielmehr mehren sich auch exotische Arbeitszeitmodelle, bei denen auch die Nachtarbeit keine Seltenheit ist. Zu vergessen sei dabei auch nicht der klassische Schichtdienst. Je unorthodoxer die Arbeitszeiten sind, desto wichtiger ist auch eine Arbeitszeiterfassung. Ansonsten droht Verwirrung.

4. Die eigene Präferenz:

Zu guter Letzt spielen natürlich auch die persönlichen Vorlieben eine große Rolle. Technikaffine Chef:innen werden eher zur Software-Lösung denn zum klassischen analogen Stundenzettel greifen.

Wie können die Chevalier Rechtsanwälte Ihnen weiterhelfen?

Sie haben Fragen zum Thema Zeiterfassung? Dann stehen Ihnen die Chevalier Rechtsanwälte und Anwältinnen gerne mit voller Unterstützung zur Seite.

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